La quittance de loyer est-elle obligatoire ?

La location d’un bien immobilier s’accompagne d’un certain nombre d’obligations, tant pour le locataire que pour le propriétaire. En tant que propriétaire, il vous faudra certainement établir des quittances de loyer. Dans quels cas votre locataire peut-il vous demander une quittance de loyer ? Qui peut établir ce document, et quels éléments doit-il obligatoirement mentionner ?

Studapart vous explique tout ce qu’il faut savoir sur la quittance de loyer !

Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ? Définition

La quittance de loyer est un document qui est rédigé par le propriétaire et qui lui permet d’attester le bon paiement du loyer par le locataire. Elle est établie sur une période déterminée (une fois par mois) et doit faire la distinction entre le versement du loyer et celui des charges.

Pour le locataire, elle peut servir de justificatif dans différents types de situation. Elle peut, par exemple, faire office de justificatif de domicile dans certaines démarches administratives. En cas de litige, la quittance est aussi un moyen de prouver le paiement de son loyer et de ses charges.

La quittance de loyer concerne tous les types de logements proposés à la location, qu’ils soient vides ou meublés. Elle est encadrée par un certain nombre de règles. Sa remise en bonne et due forme démontre votre respect des obligations légales vis-à-vis de votre locataire.

La quittance de loyer : un document obligatoire ?

La quittance de loyer ne peut être remise que si le locataire a payé la totalité de son loyer et de ses charges pour le mois. Si le locataire n’a versé qu’une partie du loyer, vous pouvez lui transmettre un simple reçu des sommes versées (sans distinction entre le loyer et ses charges).

La quittance de loyer n’est pas un document obligatoire. L’obligation de délivrer ce document n’intervient que si le locataire en fait la demande au propriétaire. Dans ce cas, le propriétaire doit répondre à sa demande, il ne peut pas refuser de délivrer la quittance à son locataire.

Notez que cette obligation intervient également après la fin du bail. Si le locataire a quitté son logement, vous restez dans l’obligation de lui remettre l’ensemble des quittances de loyer pour chaque mois payé dès lors que ce dernier en fait la demande.

La demande du locataire peut donc intervenir à tout moment et n’a pas à être justifiée. Pour anticiper sa demande et vous assurer de répondre à vos obligations légales, vous pouvez aussi prévoir dans le contrat du bail la délivrance automatique d’une quittance de loyer chaque mois.

Les éléments obligatoires à inclure dans une quittance de loyer

Il n’existe pas de modèle préétabli pour rédiger une quittance de loyer. Cependant, chaque quittance doit comporter un certain nombre d’éléments obligatoires :

Les nom, prénom et adresse du locataire
Le montant total des sommes versées, en distinguant le montant du loyer de celui des charges
Le mois correspondant au paiement
La date d’émission de la quittance

Chaque quittance de loyer doit être remise gratuitement au locataire. Vous ne pouvez lui facturer aucun frais liés à la gestion ou l’envoi de la quittance. A vous de déterminer ensuite les modalités de sa remise : vous pouvez le faire soit dans le contrat par avance, soit au moment de la remise.

Les délais d’envoi de quittance de loyer restent libres, ils ne sont pas réglementés. Mais si votre locataire demande à recevoir une quittance tous les mois, on vous conseille de lui envoyer dès réception du paiement du loyer, en même temps que l’avis d’échéance du prochain mois.

Vous pouvez également choisir de lui transmettre la quittance par courrier ou par voie dématérialisée. Notez cependant que la remise de la quittance par courrier électronique n’est possible qu’après accord préalable du locataire. Pensez donc à lui soumettre cette possibilité et à lui demander son accord avant de procéder à l’envoi des prochaines quittances de loyer.