Combien de temps garder les quittances de loyer ?

Les quittances de loyer font partie des documents les plus demandés par un locataire à un propriétaire. Une fois générée, il est parfois difficile de dire combien de temps exactement vous devriez la conserver en tant que propriétaire. C’est pourquoi Studapart répond à toutes les questions que vous pouvez vous poser !

Propriétaires : combien de temps garder une quittance de loyer ?

Le terme de quittance de loyer ne doit sans doute pas vous être étranger. Pour cause, les propriétaires sont tenus d’en générer chaque mois après les paiements de loyer effectués. Ce document donné gratuitement est très souvent demandé par les locataires au propriétaire de leur logement. Il prouve que le paiement du loyer a bien été effectué par le locataire et réceptionné par le propriétaire. En tant que principaux acteurs de la vie locative, propriétaires comme locataires auront besoin de ce document pour effectuer certaines démarches administratives. Il peut être transmis sous forme papier ou encore par mail, sous forme dématérialisée. Au même titre que les factures d’électricité et de gaz, de travaux ou encore tout document relatif au logement, cette facture est essentielle aussi bien pour vous propriétaire que pour vous locataires.

A savoir : selon la loi du 6 juillet 1989, l’émission de la quittance de loyer à la demande du locataire par le propriétaire est obligatoire.

La quittance de loyer générée puis transmise au locataire, nous conseillons ensuite au propriétaire de la conserver pendant une durée de 3 ans après la fin du contrat de location et l’état des lieux. Grâce à ce document, vous pourrez attester de l’acquittement de tous les loyers et paiements dûs stipulés dans le contrat de bail de location. Cette période vaut aussi bien pour une location de logement meublé que pour un logement vide ou une colocation.

Astuce : pour les colocations, si les baux sont individuels et les dates de fin de contrat de location différentes, pensez à bien vous organiser entre les différents colocataires

Selon le règlement général des protection des données du 25 mai 2018 applicable en France et dans les autres pays de l’Union européenne, chaque quittance de loyer en votre possession doit être conservée de sorte à le respecter. C’est pourquoi, pour mieux protéger les informations personnelles de vos locataires, nous vous conseillons de les mettre en lieu sûr, qu’elles soient sous forme papier ou dématérialisées. La durée de conservation de 3 ans étant encadrée par la loi, ce délai passé, toute quittance de loyer devra être détruite.

Important : contenant des informations personnelles, les quittances de loyer ne peuvent pas être utilisées à des fins commerciales ni être communiquées à des tiers, quels qu’ils soient. Si vous générez vos quittances de loyer sous forme papier, pensez à les mettre en lieu sûr, dans un meuble fermé.

Pourquoi garder une quittance de loyer ?

Si vous vous demandez encore pourquoi garder une quittance de loyer aussi longtemps, la réponse est simple : comme évoqué précédemment, cette période est obligatoire légalement. Ce sera aussi le cas pour vos locataires.

A savoir : la quittance de loyer doit être conservée pendant 3 ans si le logement fait usage de résidence principale. Ainsi, le logement devra avoir été occupé pendant au moins 8 mois pour obtenir ce statut. Si la période d’occupation est inférieure, alors le logement n’est pas considéré comme tel.

Outre le côté légal, garder vos quittances de loyer vous permettra aussi d’être protégé en cas de litige. En effet, les propriétaires et les locataires ont jusqu’à trois ans pour intenter une action en justice pour non-respect du contrat de location. Afin d’éviter toute surprise, avoir en votre possession tous les papiers relatifs à la vie locative dont les quittances de loyer représentera pour vous une assurance.

Que se passe-t-il si vous ne gardez pas vos quittances de loyer ?

Il est possible que durant la période suivant la fin du contrat de location, l’un des parties se rende compte d’un non-respect du bail de location. C’est pourquoi nous vous conseillons d’être préparé à toute éventualité.

La ressourcerie Studapart est là pour vous aider ! Retrouvez nos modèles de contrat de location vide et meublé pour vous simplifier la vie.

Dans le cadre d’un procès, tous les documents légaux relatifs à la vie locative vous seront utiles et la quittance de loyer le sera d’autant plus. De plus, si vous êtes l’initiateur du procès, elle fera guise de document légal qui vous permettra de jouir de vos droits de poursuite. Le juge sera également en position de vous les réclamer. En les conservant, vous justifiez du règlement ou non des loyers par votre locataire. Dans le cas contraire, vous pourrez être retenu pour manquement à vos engagements envers le locataire pour non-émission de quittance de loyer De ce fait, les procédures administratives ou judiciaires pourraient en ressortir compliquées.

En plus de justifier du règlement des loyers, la quittance de loyer représente également une preuve de vos revenus. En l’absence de cette preuve, vous pouvez subir un redressement fiscal et être accusé de fraude fiscale si l’administration parvenait à la conclusion que vous avez essayé de soustraire des revenus fonciers.

Il est vrai que la loi ne sanctionne pas de manière explicite l’absence de conservation des quittances de loyer durant 3 ans. Pour se protéger, il est tout de même nécessaire pour vous de les garder pendant cette période afin d’anticiper toute complication. Cela ne fera que jouer en votre faveur et vous permettra également de recevoir des recouvrements en cas de non paiements de loyer, factures, charges, etc.