Comment remplir une quittance de loyer ?

Si vous louez un bien immobilier, il est possible que votre locataire vous demande de lui transmettre une quittance de loyer. À quoi sert une quittance de loyer ? Comment remplir une quittance de loyer ? Quels sont les éléments obligatoires à mentionner dans une quittance de loyer ? Studapart vous accompagne dans la rédaction de votre quittance de loyer.

 

 

Le rôle de la quittance de loyer

 

Une quittance de loyer permet au locataire de prouver qu’il s’est bien acquitté du paiement de son loyer et de ses charges. Elle peut lui servir de justificatif de domicile dans certaines démarches administratives, et fait office de preuve de paiement en cas de litige avec le propriétaire. 

 

Il est donc recommandé de conserver les différentes quittances de loyer pendant toute la durée de la location, ainsi que pendant les trois années qui suivent le bail. 

 

La quittance de loyer concerne tous les types de logements, qu’ils soient vides ou meublés. Elle est rédigée par le propriétaire et établie sur une période déterminée (une fois par mois). 

 

 

Quelles sont les mentions obligatoires sur une quittance de loyer ?

 

Il n’existe pas de modèle de quittance préétabli dans la loi. Cependant, lorsque vous rédigez une quittance de loyer, vous devez vous assurer qu’elle comporte un certain nombre d’éléments : 

 

• Les coordonnées du locataire
• Le montant total des sommes versées, en distinguant le montant du loyer de celui des charges
• Le mois correspondant au paiement
• La date d’émission de la quittance 

 

Les délais d’envoi de quittance de loyer restent libres, ils ne sont pas réglementés. Si votre locataire demande à recevoir une quittance tous les mois, nous vous conseillons de lui envoyer dès réception du paiement du loyer, en même temps que l’avis d’échéance du prochain mois. 

 

 

Comment remplir la quittance de loyer ?

 

Pour remplir la quittance de loyer, vous pouvez commencer par une formule-type : « Je soussigné(à) VOTRE NOM, propriétaire du logement sis… ». Vous pouvez ensuite suivre les étapes suivantes. 

 

1. Indiquer les coordonnées du locataire

 

Une quittance de loyer doit comporter les nom, prénom et adresse du locataire. Veillez à bien préciser l’emplacement du logement (surtout si vous louez différents logements dans un même immeuble) : précisez le nom du bâtiment, l’escalier, le numéro de porte. 

 

Pour éviter les étourderies ou confusion entre deux biens immobiliers, nous vous conseillons de recopier l’adresse exacte et les informations qui figurent sur le contrat de location. 

 

2. Indiquer la date du paiement du loyer

 

Si le locataire paie son loyer par chèque, vous pouvez lui adresser aussitôt sa quittance de loyer. La date de paiement correspond alors à la date de la remise du chèque. 

 

Rassurez-vous, la quittance reste conditionnée à l’encaissement effectif de la somme indiquée sur le chèque. Ainsi, si le chèque vous est retourné impayé, la quittance n’aura pas de valeur. 

 

Soyez précis dans la date que vous indiquez sur la quittance, cela vous évitera des situations compliquées où vous ne savez plus quelle est la période concernée par le paiement du locataire.

 

3. Indiquer le montant payé par le locataire

 

Pour cette partie, il vous faut faire la distinction entre le montant du loyer et celui des charges. Ces deux montants doivent être indiqués de façon bien distincte (au risque que votre document ne soit pas reconnu comme une quittance de loyer et perde sa valeur légale). 

 

Chaque montant doit figurer en chiffres et en lettres. Soyez vigilants lorsque vous écrivez le montant en chiffres, c’est souvent à ce moment que les erreurs arrivent. Dans le cas où les montants indiqués en chiffres et en lettres seraient différents, on retiendra celui qui est indiqué en toutes lettres. 

 

Veillez également à bien indiquer le montant que le locataire a effectivement payé. S’il s’agit d’un montant inférieur à celui qui est dû, vous n’avez pas à lui remettre de quittance de loyer mais un simple reçu de paiement, indiquant le montant partiel du paiement et celui qui reste à payer.

 

4. Indiquer le mois correspondant au paiement

 

Dans chaque quittance de loyer, vous devez préciser la période de location qui est concernée par le paiement du locataire. Une quittance de loyer qui n’indique pas la période couverte par le paiement est défaillante : elle ne permet pas au locataire de prouver qu’il a bien payé son loyer et ses charges. 

 

5. Indiquer la date et le lieu d’émission de la quittance

 

Pour finir, indiquez la date et le lieu d’émission de la quittance, puis signez le document. Rappelez-vous que seul le propriétaire peut remplir la quittance de loyer, sauf si vous avez délégué la gestion de la location à une agence à qui vous avez aussi donné mandat pour émettre les quittances. 

 

L’émission de chaque quittance de loyer reste un acte gratuit. Vous ne pouvez facturer au locataire aucun frais liés à la gestion des quittances. Si vous souhaitez faire des économies sur les frais d’envoi, vous pouvez demander l’accord de votre locataire pour lui envoyer les quittances en PDF.