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Registre des copropriétés : à quoi sert-il ?
Le registre des copropriétés répertorie les copropriétés à usage d’habitat. Il permet d’immatriculer les copropriétés, d’accéder à un annuaire et à des statistiques. Quelle est la teneur précise de ce registre ? Comment procéder à l’immatriculation d’une copropriété ? Est-ce obligatoire et que risque-t-on en cas d’oubli ? Studapart a fait le tour de la question pour vous.
Définition et objectifs du registre des copropriétés
Le registre des copropriétés recense l’ensemble des copropriétés françaises dédiées à l’habitation (totalement ou partiellement) : chacune d’entre elles a un numéro d’immatriculation unique.
Ce registre, géré par l'Agence nationale de l'habitat (Anah), sert plusieurs objectifs :
- Il permet de se faire une idée fiable des caractéristiques et de l’état du parc de copropriétés.
- Il permet d'accéder à des données et à un annuaire des copropriétés.
- C’est un outil précieux pour les syndics, les copropriétaires et les futurs acheteurs pour avoir des éléments de comparaison des charges de copropriété.
- C’est sur la base des informations du registre que le syndic de copropriété peut établir la fiche synthétique de la copropriété.
- Il sécurise les démarches des syndics et des copropriétaires grâce à la création d’un identifiant unique à chacune des copropriétés.
- Il permet d’alerter les pouvoirs publics sur les éventuelles situations de fragilisation des copropriétés.
Le numéro d’immatriculation d’une copropriété est indispensable pour certaines démarches :
- la vente d’un ou plusieurs lots de la copropriété ;
- la demande d’une subvention publique au bénéfice de la copropriété.
Quelles informations trouve-t-on dans le registre de copropriétés ?
Le registre des copropriétés regroupe principalement les informations suivantes :
- L’identité de la copropriété : nom, adresse, nombre et détail des lots, date d’émission du règlement de copropriété, etc.
- Le type de syndic : professionnel ou modèle en autogestion (bénévole ou coopératif).
- Des informations sur le bâtiment : date de construction, étiquette énergétique, etc.
- Des informations financières : date de début et de fin de l’exercice comptable, montant des charges courantes et exceptionnelles, détail des éventuels impayés de copropriétaires, etc.
- Les procédures judiciaires ou administratives en cours, s’il y en a.
L’accès aux informations du registre des copropriétés
Comment accéder au registre des copropriétés ?
L’accès au registre des copropriétés se fait directement par le site du gouvernement dédié.
Certaines informations du registre sont librement consultables par le grand public depuis le 1er juillet 2017. Il s’agit des numéros d’immatriculation, des noms, adresses, dates de création, et noms des syndics, ainsi que la nature et le nombre de lots de toutes les copropriétés immatriculées.
Les données du registre sont ouvertes de manière plus large pour :
- l’Etat et les établissements publics en charge de la politique de l’habitat ;
- les collectivités territoriales ;
- les notaires ;
- les syndics en cours de mandat ;
- les administrateurs provisoires.
Comment savoir si ma copropriété est immatriculée ?
Plusieurs options sont envisageables pour savoir si votre copropriété est immatriculée :
- Vous pouvez vous renseigner directement auprès du syndic de la copropriété.
- Vous pouvez consulter la partie « annuaire » du site du registre des copropriétés : les immatriculations des copropriétés sont en accès libre.
Comment immatriculer une copropriété ?
Qui peut immatriculer une copropriété ?
Tout dépend de l’année de création de la copropriété :
- Pour les copropriétés existantes au 31 décembre 2016, ce sont les syndicats de copropriété (professionnels ou non) qui sont chargés de l’immatriculation au registre des copropriétés.
- Pour les immeubles mis en copropriété à partir du 1er janvier 2017, c’est au notaire qui a établi et publié le règlement de copropriété ainsi que l’état descriptif de division que revient le rôle d’immatriculer les copropriétés.
Si la copropriété fait l’objet d’une procédure judiciaire (par exemple suite à des difficultés financières), l’immatriculation peut être réalisée par le mandataire ad hoc ou l’administrateur provisoire qui a été désigné par le tribunal.
Tout savoir sur le syndic de copropriété et son fonctionnement grâce à notre article !
Procédure d’immatriculation au registre des copropriétés
Si votre syndic est en autogestion (syndic bénévole ou syndic coopératif), il peut être utile de connaître les démarches pour immatriculer la copropriété.
La voici :
- Tout d’abord, il faut commencer par se créer un compte sur le site du registre national d'immatriculation des copropriétés.
- Une fois le compte activé, il faudra justifier le statut de représentant légal de la copropriété de la personne effectuant la démarche en transmettant le contrat de syndic ou le procès-verbal d’assemblée générale.
- Ce n’est qu’ensuite qu’il sera possible de renseigner toutes les rubriques du formulaire d’immatriculation.
- Enfin, un numéro d’immatriculation sera attribué à la copropriété, après contrôle de la demande par l’Anah.
Les informations à fournir pour obtenir l’immatriculation de la copropriété sont :
- L’ensemble des données d'identification du syndicat de copropriétaires : nom, adresse, date de création du syndicat, nombre et nature des lots de la copropriété.
- Des données financières : montant du budget prévisionnel, dates de l’exercice comptable, dettes du syndicat envers certains prestataires, etc.
- Des informations sur le bâti : nombre de bâtiments, nombre d'ascenseurs, nature du chauffage de l'immeuble, etc.
- Le détail sur les éventuelles difficultés au sein de la copropriété (existence de mesures de sauvegarde par exemple).
Est-ce obligatoire d'immatriculer une copropriété ?
Obligation d’immatriculation et de mises à jour régulières
A partir du moment où votre copropriété est à usage d’habitation (même seulement partiellement), l’immatriculation au registre des copropriétés est obligatoire.
Cette obligation est en vigueur depuis le 31 décembre 2018 pour l’ensemble des copropriétés qui comptent des logements dans leurs lots (article 53 de la loi ALUR).
L’immatriculation n’est pas la seule intervention obligatoire sur le registre des copropriétés :
- Tous les ans, le syndic doit mettre à jour les informations de la copropriété sur le registre.
- Comme nous l’avons évoqué plus haut, l’actualisation des données financières doit être faite dans un délai de 2 mois après l'assemblée générale qui vient approuver les comptes de l’exercice.
- Si d’autres informations ont changé depuis la dernière mise à jour du registre, ce sera également l’occasion de les actualiser elles aussi.
Que risque-t-on en cas d’absence d’immatriculation ?
En l’absence d’immatriculation ou de mise à jour des données de la copropriété, l’Anah (ou un membre du syndicat de copropriétaires par exemple) peut envoyer une mise en demeure au syndic pour que celui-ci régularise la situation.
Si dans un délai de 1 mois après réception de cette mise en demeure, rien n’a été fait, une amende peut être prévue :
- Cette astreinte ne peut pas dépasser 20 € par semaine de retard et par lot de copropriété.
- L’amende ne peut pas être facturée aux copropriétaires si le syndic est professionnel. Si le syndic est bénévole, en revanche, le montant de l’astreinte pourra intégrer les charges de copropriété.
