Comment vérifier le dossier d'un locataire ?

Pour assurer la pérennité de vos revenus locatifs, il est indispensable de choisir avec soin les dossiers de location. Quels sont les éléments indispensables à retrouver dans un dossier locatif ? Comment être sûr que les pièces du dossier sont véridiques ?

Studapart vous livre tous ses conseils pour vérifier efficacement le dossier d’un locataire, et retenir un candidat en qui vous pourrez avoir toute confiance.

Comment récupérer les dossiers de location ?

Le choix d’un locataire est une étape essentielle : derrière la qualité du dossier, c’est la sécurité de vos revenus locatifs qui est en jeu.

Collecter les dossiers de tous les candidats, s’assurer qu’ils sont complets, qu’ils correspondent à vos attentes… c’est une tâche incontournable, qu’il faut accomplir avec rigueur, mais qui peut rapidement devenir chronophage.

Deux options sont envisageables : vous en charger vous-même,  ou confier cette mission à un expert qui non seulement vous fera gagner un temps précieux, mais vous présentera des dossiers complets et sûrs.

Comment savoir si un locataire est fiable ?

Certains critères sont importants à étudier pour s’assurer de la fiabilité d’un candidat locataire :

• Son profil : le locataire idéal est celui qui prendra soin de votre logement comme si c’était le sien.
• Sa situation financière : en théorie, le locataire devrait gagner au minimum 3 fois le montant du  loyer. Ceci étant dit, dans les zones où la tension locative est faible, il est important de faire preuve d’un peu de souplesse.
• Son éventuel garant : ce point est surtout important pour des profils de locataires étudiants ou très jeunes actifs.

Envie de creuser le sujet ? Découvrez nos conseils pour trouver un locataire fiable dans notre article.

Quels documents demander au locataire ?

Pour être sûr d’avoir un dossier complet, voici les différents éléments que vous devez demander aux candidats à votre location.

Un justificatif d’identité

Une copie d’une pièce d'identité en cours de validité doit être intégrée au dossier. Le locataire peut présenter au choix :

• une carte d'identité avec photo (française ou étrangère) ;
• un passeport avec photo (français ou étranger) ;
• un permis de conduire avec photo (français ou étranger) ;
• une carte de séjour temporaire ;
• une carte de résident ;
• une carte de ressortissant d'un État membre de l'Union Européenne.

Un justificatif de domicile

Le dossier devra également inclure un justificatif de domicile. Les candidats peuvent vous fournir au choix :

• les 3 dernières quittances de loyer ou une attestation du propriétaire actuel, ou de son mandataire comme l’agence immobilière par exemple, confirmant que le locataire est à jour dans le paiement de son loyer et des charges ;
• une attestation d’hébergement sur l'honneur ;
• le dernier avis de taxe foncière ou, le titre de propriété de la résidence principale ;
• une attestation d'élection de domicile pour les personnes n’ayant pas de domicile stable.

Un justificatif de situation professionnelle

Le candidat doit aussi fournir un justificatif de situation professionnelle. Ce peut être :

• pour les salariés : une copie du contrat de travail, ou une promesse d’embauche précisant la nature de l'emploi, la rémunération proposée, la date de prise de poste et la durée de la période d'essai ;
• pour les stagiaires : une copie du contrat de stage ;
• pour les étudiants : une copie de la carte d'étudiant ou un certificat de scolarité pour l'année en cours ;
• pour les professions libérales : une copie de la carte professionnelle ;
• pour les travailleurs indépendants : une copie du certificat d'identification de l'Insee ;
• pour les artisans : un extrait D1 original du registre des métiers datant de moins de 3 mois ;
• pour les entreprises commerciales : un extrait K ou K bis du registre du commerce et des sociétés datant de moins de 3 mois.

Un justificatif de ressources

Enfin, vous pouvez demander plusieurs justificatifs de ressources parmi ces documents :

• pour un salarié : les 3 derniers bulletins de salaires du locataire ;
• pour un stagiaire : un justificatif de versement des indemnités de stage ;
• pour un étudiant : un avis d’attribution de bourse ;
• pour un non-salarié : ses 2 derniers bilans comptables, ou une attestation des ressources pour l'exercice en cours délivrés par un comptable ;
• pour un retraité, ou le bénéficiaire d’une pension : un justificatif de versement des indemnités retraites, rentes et pensions.

Vous pouvez également demander, si pertinent :

• le dernier ou avant-dernier avis d'imposition ou de non-imposition ;
• la copie d’un titre de propriété d'une maison ou d’un appartement, ou le dernier avis de taxe foncière ;
• la justification de revenus locatifs ;
• une attestation de simulation pour les aides au logement établie par la Caf ou par la MSA ;
• un justificatif de versement de prestations sociales et familiales et d’allocations touchées les 3 derniers mois.

Vous l’aurez compris : toutes les ressources du locataire doivent pouvoir être justifiées si vous le demandez.

Les documents que vous n’avez pas le droit de demander

Attention, il est interdit de réclamer certains documents dans le dossier de location, à savoir :

• une copie de la carte vitale ;
• des relevés de compte ;
• un extrait de casier judiciaire ;
• un dossier médical ;
• une attestation des emprunts en cours de remboursement ;
• une copie d’un contrat de mariage ou de Pacs ;
• une copie de jugement de divorce ;
• une autorisation de prélèvement automatique ;
• un chèque de réservation pour votre logement.

Comment sélectionner les dossiers de locataire ?

Voici les principales vérifications à effectuer sur les dossiers des candidats locataires.

Vérification du justificatif d’identité

Naturellement, le dossier ne comportera qu’une copie d’une pièce d’identité du candidat locataire. Cela dit, vous pouvez demander qu’il vous présente l’originale, pour que vous puissiez comparer.  

Vous pouvez aussi contacter le précédent propriétaire du locataire, ce qui vous permettra de confirmer son identité, mais aussi de vous faire une idée sur comment la location s’est déroulée.

Vérification du justificatif de situation professionnelle

Vous pouvez vous assurer que l’entreprise qui emploie le candidat existe bel et bien, qu’elle n’est pas fermée, ou en liquidation judiciaire. Pour cela, rendez-vous sur le site societe.com et tapez-y le numéro SIREN de l’entreprise (les 9 premiers chiffres du SIRET inscrits sur les bulletins de paie).

Une rapide consultation des réseaux sociaux professionnels peut également être un bon moyen de vérifier que le candidat locataire est de bonne foi.

Vérification des justificatifs de ressources

Le site impots.gouv a un service de vérification de l’authenticité de l’impôt sur le revenu. En vous y rendant, vous pourrez entrer le numéro fiscal transmis par le locataire, ainsi que la référence de l’avis, pour vous assurer que l’avis d’imposition qu’il vous a remis, et les montants déclarés, sont authentiques.

Plusieurs éléments doivent retenir votre attention sur un bulletin de paie :

• Le numéro de Sécurité Sociale : vérifiez que les deuxièmes et troisièmes chiffres correspondent bien à l’année de naissance du locataire.
• La date d’entrée dans l’entreprise : elle doit correspondre à la date précisée dans le contrat de travail.
• Le net fiscal mensuel : est-il cohérent avec le cumul net fiscal divisé par le nombre de mois travaillés ?
• Le montant des charges : son ratio est-il correct par rapport au salaire net ? (compter environ 23 % du salaire brut).

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