Comment procéder à la régularisation des charges locatives ?

Au moment de remplir et de signer un bail de location, vous devez renseigner le montant « loyer charges comprises » que votre locataire doit payer chaque mois. Ces charges représentent une provision mensuelle, soumise à une régularisation des charges locatives en fin d’année. Quelles sont les dépenses imputables au locataire et celles assumées par le propriétaire ? Découvrez le guide complet de Studapart sur les charges récupérables !

Qu’est-ce que la régularisation des charges ?

Les charges locatives, aussi connues sous le nom de charges récupérables, représentent toutes les dépenses réglées par le propriétaire et remboursées par le locataire. Leur paiement est mensuel : tous les mois, le locataire verse une « provision sur charges » en même temps que son loyer. 

La provision payée par le locataire est régularisée tous les ans en fonction des dépenses réelles. C’est ce qu’on appelle la régularisation des charges locatives. Pour chaque type de charge, on calcule alors la différence entre ce qui a été payé par le locataire et le montant réel des charges : 

• Le résultat est positif ? Le propriétaire est en droit de demander la différence au locataire.
• Le résultat est négatif ? Le propriétaire doit verser la différence au locataire, qui aura réglé trop de charges.

Qu’est-ce que les charges récupérables ? 

D’après l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989, texte de loi qui encadre la location vide et la location meublée, les charges locatives récupérables concernent : 

• les dépenses de chauffage et d’eau en collectif ; 
• les frais d'entretien et de petites réparations pour les parties communes de l'immeuble et les équipements communs (ascenseurs, produits d'entretien, lampes d'éclairage, etc.) ;
• les taxes comme la taxe d'enlèvement des ordures ménagères ou la taxe de balayage puisque ces dépenses profitent directement au locataire.

Quelles sont les charges récupérables ? 

Il ne faut pas confondre charges de copropriété et charges récupérables ! Les charges dites “récupérables” sont uniquement celles qui profitent au locataire. 

Ascenseur et monte-charge 

La régularisation des charges locatives concerne tout d’abord les dépenses liées aux ascenseurs et monte-charge. Électricité, exploitation de ces équipements communs, réparation des incidents sur la cabine ou les fusibles, fourniture de produits et matériels d’entretien : ce sont autant de dépenses qui peuvent être incluses dans les provisions pour charges.

Dépenses relatives à l’eau chaude, l’eau froide et au chauffage

La régulation annuelle des charges récupérables concerne ensuite : 

• l’eau froide et chaude des locataires ;
• l’eau pour l’entretien des parties communes ;
• l’eau pour l’entretien des espaces extérieurs ;
• les produits nécessaires à l’exploitation, l’entretien et le traitement de l’eau ;
• la fourniture d’énergie ;
• les frais d’entretien et de réparations des équipements de production d’eau chaude ou de chauffage ;
• les frais de location, d’entretien et d’exploitation des compteurs généraux et individuels.

Si la copropriété fonctionne avec un système collectif de chauffage et production d’eau chaude, le montant des charges intègre aussi la consommation énergétique privative du locataire.

Entretien des parties communes intérieures 

Un logement en location en copropriété signifie qu’il y a des parties communes à entretenir, et donc des frais engagés. Le paiement des charges inclut l’électricité, la fourniture de produits d’entretien, l’entretien de la minuterie, des tapis et du vide-ordures, la réparation des appareils de propreté comme l’aspirateur et la rémunération du personnel d’entretien. Les petits travaux des parties communes sont aussi à la charge du locataire. 

Entretien des parties communes extérieures 

La régularisation des charges locatives s’applique aux voies de circulation, aux aires de stationnement, aux espaces verts et aux équipements de jeux pour enfants. En effet, ces espaces extérieurs impliquent des opérations d’entretien (coupe, désherbage, nettoyage, arrosage) et de potentiels achats de produits de jardinage.

Taxes locatives

Enfin, régulariser les charges locatives chaque année permet au propriétaire bailleur d’obtenir le remboursement de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, la taxe de balayage et la redevance assainissement.

Comment procéder à la régularisation des charges locatives ? 

Pour régulariser les charges locatives, le propriétaire doit adresser à son locataire un décompte des charges un mois avant la régularisation annuelle. Voici les obligations à remplir vis-à-vis de ce décompte : 

• renseigner chaque poste de dépense ;
• distinguer les charges dont le propriétaire et le locataire sont redevables ;
• préciser le mode de répartition des charges entre les locataires pour un logement en immeuble collectif.

Le locataire peut ainsi vérifier que le montant des charges qui lui est réclamé correspond bien à des dépenses qui lui sont imputables, mais aussi de comprendre les changements d'une année sur l'autre. À l’inverse, si la provision de charges est supérieure au montant effectif des charges locatives, le propriétaire doit reverser le trop-perçu à son locataire.

Toutes les pièces justificatives (factures, contrats, etc.) sont à disposition du locataire pendant 6 mois à compter de l'envoi du décompte des charges. 

De plus, si le locataire quitte le logement avant l'arrêté annuel des comptes du syndic, le bailleur peut conserver jusqu'à 20 % du dépôt de garantie en attendant la régularisation annuelle des charges. Les modalités exactes dépendent du bail de location.

Que vous optiez pour un paiement au forfait ou au réel, Studapart vous aide à estimer vos charges au plus proche de leur montant effectif ! Louez en toute sécurité grâce à la Garantie Studapart. Contactez-nous pour découvrir notre expérience locative simple et humaine.

Régularisation des charges locatives : ce qu’il faut retenir 

La régularisation des charges locatives permet d’obtenir le remboursement des charges réelles imputables au locataire, ou au contraire de rembourser ce dernier en cas de trop-perçu. Pour réduire au maximum la différence entre le montant des provisions sur charges et celui des dépenses effectives, il convient donc de bien estimer les dépenses d’entretien courant, les menues réparations et autres dépenses énergétiques ! On vous conseille de vous appuyer sur les années précédentes et sur les conseils de nos experts Studapart pour établir un budget prévisionnel aussi proche de la réalité que possible.