Location appartement : les documents à fournir par le propriétaire

Quels documents doit fournir le propriétaire bailleur au locataire lors de la location d’un appartement ? Le premier jour, pendant la location puis au terme de la location. 

 

Le domaine de la location immobilière n’échappe pas à la nécessaire “paperasserie”. Loin d’être inutiles, ces documents sont indispensables tant pour le bailleur que pour le locataire quand il s’agit de régler un litige. C’est pourquoi ils doivent être rédigés et lus avec le plus grand sérieux. 

 

Quels sont les documents à fournir par le propriétaire le jour de l’entrée dans les lieux ?

 

La date de remise des clés désigne le jour où le locataire s’installe dans le logement. Ce jour-là, le bailleur (ou son représentant) remet un grand nombre de documents : le contrat de location, le dossier de diagnostics techniques, le règlement de copropriété et la notice informative des droits et obligations du locataire et du bailleur. En outre, le locataire et le bailleur établissent ensemble l’état des lieux d'entrée.

 

Le bail ou contrat de location

 

La location d’un logement est conclue sur la base d’un accord entre le propriétaire bailleur et le locataire. Cet accord est formalisé par écrit dans le contrat de location, également appelé bail. Plusieurs sites internet proposent un modèle de contrat de location, notamment le site du Service Public. 

 

Le bail ou contrat de location doit contenir au minimum les éléments suivants : 

 

• Les coordonnées (nom, prénom, adresse, etc.) du propriétaire bailleur ou de l’agence immobilière le cas échéant,
• les coordonnées (nom, prénom, etc.) du locataire
• Le montant du loyer et le montant des charges locatives
• Le montant du dépôt de garantie
• Les dates d’échéance du paiement et le mode de paiement
• La durée du bail : 3 ans pour une location nue (non meublée), 1 an pour une location meublée, 9 mois pour un bail étudiant et de 1 à 10 mois pour un bail mobilité. 
• La durée du préavis pour le locataire : 1 mois pour une location meublée, un bail étudiant ou un bail mobilité et 3 mois pour une location nue (qui peut être ramenée à 1 mois si le logement se trouve en zone tendue).
• La durée du préavis pour le bailleur : 6 mois avant l’échéance du bail pour une location nue et 3 mois pour un logement meublé. 

 

La notice des droits et obligations

 

En annexe du contrat de location, le propriétaire bailleur du logement fournit au locataire une notice informative qui dresse l’ensemble des droits et obligations de chacune des parties : la jouissance paisible du logement, le paiement régulier des loyers, l’envoi de quittances de loyer, etc.

 

Le règlement de la copropriété

 

Si le logement se trouve dans une copropriété, le règlement de celle-ci fixe les droits et obligations des occupants, qu’ils soient locataires ou propriétaires. Un extrait du règlement de copropriété doit être fourni au locataire qui explique notamment les modalités d’utilisation et de jouissance des parties communes ainsi que la répartition des charges de copropriété. 

 

Le DDT, dossier des diagnostics techniques

 

Avant la mise en location d’un logement, le propriétaire est tenu de réaliser une série de diagnostics techniques. Ces diagnostics, réalisés par un professionnel indépendant, sont regroupés dans un dossier qui sera remis au locataire le jour de son entrée dans le logement. 

 

Le DDT, dossier de diagnostics techniques, comprend : 

 

• le DPE, diagnostic de performance énergétique, obligatoire dans tous les cas, 
• le diagnostic plomb ou CREP, constat de risque d'exposition au plomb, pour tout bâtiment construit avant 1949, 
• le diagnostic amiante ou état d’amiante, pour tout bâtiment dont le permis de construire a été délivré avant juillet 1997,
• le diagnostic électricité ou état de l’installation intérieure d’électricité, si celle-ci date de plus de quinze ans, 
• le diagnostic gaz ou état de l’installation intérieure du gaz, si celle-ci date de plus de quinze ans, 
• l’ERP, état des risques et pollutions (risques naturels, miniers, technologiques, sismiques, radon...), lorsque le bâtiment se trouve dans une zone déclarée à risque, 
• le diagnostic bruit, ou état des nuisances sonores aériennes, si le bâtiment est proche d’un aéroport.

 

L’état des lieux d’entrée

 

L’état des lieux d’entrée est une action effectuée le premier jour de la location par le locataire et le bailleur (ou son représentant). Tous les éléments qui constituent le logement (murs, plafonds, sols, portes, fenêtres, mobilier, etc.) sont passés en revue. Chacun d’eux est conjointement évalué par le locataire et le bailleur et cette évaluation est notée sur un document portant le même nom : L’état des lieux d’entrée. Ce document est signé par le locataire et le bailleur.

 

Il est recommandé aux deux parties de prendre le temps de faire cet état des lieux de manière scrupuleuse. Le document servira de référence quand sera exécuté l’état des lieux de sortie pour juger de la détérioration de certains éléments. La responsabilité du locataire sur ces dégradations sera définie. Des photos peuvent être prises lors de l’état des lieux d’entrée, qui seront ajoutées au document. 

 

L’inventaire du mobilier 

 

Dans le cas d’un logement meublé, le locataire doit également vérifier que le logement propose bien tous les éléments de mobilier obligatoires fixés par le décret n° 2015-981 du 31 juillet 2015.

 

Cette liste indique comme indispensables (et donc obligatoires) : 

 

• une literie avec couette ou couverture,
• des volets ou rideaux dans les pièces destinées à y dormir,
• des plaques de cuisson,
• un four (traditionnel ou micro-ondes),
• un réfrigérateur,
• un congélateur (ou au minimum un réfrigérateur doté d'un compartiment pour surgelés),
• de la vaisselle nécessaire à la prise des repas,
• des ustensiles de cuisine,
• une table et des sièges,
• des étagères de rangement,
• des luminaires et du matériel d'entretien ménager.

 

Quels sont les documents à fournir par le propriétaire pendant la location ? 

 

Durant toute la période de location, le propriétaire du logement est tenu d’envoyer certains documents au locataire : les quittances de loyer, les appels de loyer, les justificatifs de régularisation des charges, ceux de la révision du loyer. Tous ces documents doivent parvenir au domicile du locataire (il n’a pas à aller les chercher). Les frais d’envoi sont à la charge du bailleur.  

 

La quittance de loyer

 

Si le locataire en a fait la demande écrite, le bailleur est tenu de lui faire parvenir, après la réception du paiement du loyer, une quittance de loyer. Il s’agit d’un document approuvant le paiement du loyer par le locataire. Il comprend les coordonnées du bailleur et du locataire, le montant du loyer, le montant des charges (les montants doivent être séparés), la date de paiement et la signature du bailleur. On trouve aisément sur internet un modèle de quittance de loyer.  

 

L’appel de loyer (ou avis d’échéance)

 

Si le locataire le demande, le bailleur doit envoyer avant la date d’échéance un appel de loyer, ou avis d’échéance, qui indique au locataire les sommes qu’il doit payer : le montant du loyer, le montant des charges, et éventuellement le reliquat d’impayés. Ce type de document est toutefois de plus en plus rarement demandé. 

 

Les justificatifs de régularisation des charges

 

La régularisation des charges est procédée chaque année par le bailleur pour calculer la différence entre le coût réel des charges et ce qui a été payé par le locataire. En cas de trop perçu, le bailleur doit rembourser le locataire. En cas de défaut, il peut lui être demandé un complément de régularisation.

 

Dans ce cadre, le bailleur doit faire parvenir au locataire : 

 

• Le décompte des charges locatives par catégorie (eau chaude, eau froide, électricité, ascenseur, etc.),
• Le mode de répartition entre occupants de la copropriété,
• Une note d’information sur le mode de calcul pour le chauffage et l’eau chaude.

 

La révision du loyer

 

Si le contrat de location contient bien une clause de révision du loyer, le bailleur doit informer le locataire de l’augmentation effective (même si le locataire n’ignore rien de cette révision puisqu’elle est spécifiée dans le bail) . Le bailleur est tenu d’envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception au moins un mois avant le premier loyer revalorisé. 

 

Quels sont les documents à fournir par le propriétaire le jour de l'état des lieux de sortie ?

 

Le jour de la restitution des clés, le bailleur (ou son représentant) fournit au locataire de nouveaux documents. 

 

L’état des lieux de sortie

 

L’état des lieux de sortie, effectué le dernier jour de location par le bailleur et le locataire, permet de vérifier les éventuelles dégradations commises par le locataire. Il s’agit de reprendre point par point les éléments vus et notifiés sur l’état des lieux d'entrée et de leur attribuer une nouvelle évaluation sur l’état des lieux de sortie.

 

Les éléments dégradés feront l’objet d’une estimation (par devis) du coût des réparations.  Le locataire s’en acquittera en laissant une part du dépôt de garantie et en réglant les éventuels dépassements. Les éléments dégradés par vétusté ne peuvent pas être imputés au locataire. 

 

Le congé donné au locataire

 

Si le propriétaire souhaite récupérer le logement pour s’y installer lui-même ou y loger un proche, ou s’il souhaite le vendre, ou, troisième hypothèse, si le locataire ne répond pas à ses obligations, il est possible de donner congé au locataire.

 

Le propriétaire doit donc adresser au locataire une lettre recommandée avec accusé de réception où sera spécifié le motif du congé donné au locataire à l’échéance du bail. Le courrier doit être adressé au moins six mois avant la fin du bail.